Je hebt een gesprek van drie kwartier opgenomen. Een klantgesprek, een interview of een vergadering. Nu moet het op papier.
Met de hand uittypen kost al snel een paar uur. Een computer doet het terwijl jij koffie haalt. Dat heet transcriberen: een opname omzetten naar geschreven tekst.
Hieronder leg ik uit hoe dat werkt, waar het misgaat en waar je op moet letten. Zonder techniek. Je hoeft ook niet te weten hoe een motor werkt om te kunnen autorijden.
Hoe transcriberen werkt, in drie stappen
Een computer "hoort" niet zoals jij. Hij doet eigenlijk drie dingen achter elkaar.
1. Hij knipt de opname in stukjes. Van hooguit dertig seconden per keer. Elk stukje bekijkt hij als een patroon van geluid.
2. Hij raadt welke woorden bij dat geluid horen. Dat kan hij omdat hij eerder enorm veel voorbeelden heeft gehoord. De eerste versie van Whisper, het bekendste model van OpenAI, leerde van 680.000 uur aan opnames met tekst erbij.
Dat is meer dan 77 jaar non-stop luisteren. Nieuwere versies kregen nog veel meer.
3. Hij maakt er leesbare zinnen van. Met hoofdletters, punten en komma's. Daardoor leest een goede transcriptie tegenwoordig als tekst. Niet als een lange sliert woorden.
Waar het misgaat
Transcriptie is goed, maar niet foutloos. Het gaat vooral mis op vijf plekken:
- Namen. Van mensen, bedrijven en producten. De computer schrijft op wat het meest lijkt op wat hij hoorde.
- Vaktermen. Woorden die in gewone gesprekken zelden voorkomen, worden vaak een woord dat er alleen op lijkt.
- Door elkaar praten. Als twee mensen tegelijk spreken, raakt de computer het spoor kwijt.
- Slecht geluid. Een telefoon op tafel in een druk café levert een slechtere tekst op dan een headset.
- Sterk dialect. Hoe verder iemand van het standaard-Nederlands zit, hoe meer fouten.
Lees een transcriptie daarom altijd na op namen en getallen. Dat zijn de fouten die er later het meest toe doen. Waar de fouten in het Nederlands precies zitten, lees je in Spraak naar tekst in het Nederlands, gratis en lokaal.
Wie zegt wat
Een kale transcriptie is één lange tekst. Bij een gesprek met twee of meer mensen wil je weten wie wat zei.
Daarvoor bestaat sprekerherkenning. De computer hoort het verschil tussen stemmen en zet er "Spreker 1" en "Spreker 2" voor. Welke naam bij welke spreker hoort, vul je daarna zelf in.
Dat werkt het best als mensen niet door elkaar praten en ieder een eigen microfoon heeft.
Transcriptie in de cloud of op je eigen computer
Dit is de keuze waar de meeste mensen niet bij stilstaan. En het is de belangrijkste.
In de cloud upload je je opname naar een dienst. Die zet hem om en stuurt de tekst terug. Makkelijk, maar je opname staat dan op de server van iemand anders. Soms in een ander land. Soms wordt hij gebruikt om het systeem verder te trainen.
Op je eigen computer verlaat de opname je machine nooit. Whisper is open source onder de MIT-licentie. Iedereen mag het gratis gebruiken, ook op een eigen laptop.
Ik doe het zelf zo voor klantgesprekken. Ze worden lokaal op mijn Mac getranscribeerd, met sprekerherkenning. Moet de tekst daarna ergens anders heen, dan vervang ik eerst namen en andere herkenbare gegevens door schuilnamen. De sleutel om ze terug te zetten blijft op mijn eigen machine.
Hoe je dat zelf opzet, stap voor stap, staat in Spraak omzetten naar tekst op je eigen machine.
Transcriptie en de AVG
Een opname van een gesprek bevat bijna altijd persoonsgegevens. Een stem, een naam, wat iemand zegt. Transcriberen verandert daar niets aan.
Twee dingen moet je volgens de AVG regelen. Je hebt een grondslag nodig om de opname te verwerken (artikel 6). En je moet de mensen in het gesprek vertellen wat je ermee doet (artikel 13).
In de praktijk: zeg aan het begin dat je opneemt en waarvoor. Heimelijk opnemen en daarna uploaden naar een onbekende dienst is de combinatie die je wilt vermijden. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan aan je privacyadviseur.
Wat je met een transcriptie kunt doen
Een transcriptie is zelden het eindproduct. Het is de grondstof.
- Een verslag of samenvatting, zonder dat iemand tijdens het gesprek zat te notuleren.
- Actiepunten, die je direct naar de klant of je team stuurt.
- Een verslag in je CRM, zodat een collega weet wat er besproken is.
- Terugkijken hoe het gesprek ging, als je zelf wilt leren of iemand wilt coachen.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, laat ik in drie voorbeeldscenario's zien:
- Interview transcriberen in recruitment: van intakegesprek tot kandidaatprofiel.
- Klantgesprek transcriberen: van gesprek tot vervolgafspraak.
- Gespreksverslag na een klantbezoek: in het vaste format van je bedrijf.
Juist omdat er zoveel mee kan, is de vraag waar je opname heen gaat zo belangrijk. Wat er met je opname gebeurt bij de bekende diensten, zet ik op een rij in Spraak naar tekst: wat er met je opname gebeurt.