Dit is een voorbeeldscenario. Het bureau is verzonnen en de schermen tonen fictieve data. De werkwijze is hoe ik het zou inrichten.
Een recruiter voert een intakegesprek van drie kwartier met een kandidaat. Ondertussen typt ze mee. Ervaring, salariswens, beschikbaarheid, waarom iemand weg wil.
Wie typt, luistert maar half. En het verslag dat eruit komt is een samenvatting van wat ze op dat moment belangrijk vond.
Interview transcriberen lost dat op. De computer schrijft het gesprek uit, de recruiter kijkt de kandidaat aan. Hieronder laat ik zien hoe dat eruitziet bij een bureau met vijftien recruiters.
Het bureau en het probleem
Neem een recruitmentbureau met vijftien recruiters. Samen voeren ze zo'n zestig intakegesprekken per week.
Stel dat een recruiter na elk gesprek een half uur kwijt is aan het uitwerken. Dat is dertig uur per week aan typwerk. Bijna een volledige baan.
En dan zijn de verslagen nog ongelijk. De ene recruiter noteert de salariswens altijd, de ander vergeet het. Bij een match drie maanden later moet iemand de kandidaat opnieuw bellen.
Hoe interview transcriberen hier werkt
Het proces heeft vijf stappen. Alleen de eerste en de vierde vragen iets van de recruiter.
1. Opnemen, met toestemming. Aan het begin zegt de recruiter dat het gesprek wordt opgenomen, waarvoor en hoe lang het bewaard blijft. Wil de kandidaat dat niet, dan typt ze gewoon mee zoals vroeger.
2. Lokaal transcriberen. De opname gaat niet naar een clouddienst. Hij wordt op een eigen computer van het bureau uitgeschreven, met herkenning van wie er spreekt.
3. Een kandidaatprofiel opstellen. Uit het transcript haalt een taalmodel de vaste velden: ervaring, opleiding, salariswens, beschikbaarheid, reisafstand en reden van vertrek. Wat niet in het gesprek is gezegd, blijft leeg. Het model vult niets aan.
4. De recruiter controleert. Ze leest het profiel, corrigeert waar nodig en keurt het goed. Bij elk veld kan ze doorklikken naar het stukje transcript waar het vandaan komt.
5. Naar het ATS. Pas na die goedkeuring gaat het profiel naar het systeem waarin het bureau zijn kandidaten beheert.
Die verwijzing in stap 4 is het belangrijkste onderdeel. Zonder die link moet de recruiter het model op zijn woord geloven. Met die link controleert ze in een paar seconden of de salariswens echt zo is uitgesproken.
Wat het oplevert
In dit scenario blijft er per gesprek zo'n vijf minuten controle over, in plaats van een half uur uitwerken. Bij zestig gesprekken per week scheelt dat zo'n vijfentwintig uur.
Die cijfers zijn een rekenvoorbeeld, geen meting. Meet het bij je eigen team. Wat verschuift is het soort werk: het typen verdwijnt en de controle blijft.
De tweede winst is minder zichtbaar. Elk profiel heeft dezelfde velden. Zoekt het bureau drie maanden later een kandidaat met een bepaalde salariswens en reisafstand, dan staat die informatie er bij iedereen. Niet alleen bij de recruiters die het toevallig noteerden.
De AVG: wat je moet regelen
Een intakegesprek zit vol persoonsgegevens. Soms ook gevoelige, zoals een reden van vertrek die met gezondheid te maken heeft.
Drie dingen regel je vooraf:
- Informeer de kandidaat. Vertel dat je opneemt, waarvoor en hoe lang je het bewaart.
- Bewaar niet te lang. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt voor sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na de procedure. Met toestemming maximaal een jaar. Verwijder de opname zelf zodra het profiel is goedgekeurd. Noteer gezondheidsinformatie niet in het profiel. Dat is een bijzonder persoonsgegeven.
- Houd het lokaal. Transcriptie op een eigen computer voorkomt dat opnames op de server van een onbekende dienst terechtkomen.
De grens van de AI-verordening
Hier ligt een grens die je moet kennen.
Een AI-systeem dat bedoeld is voor werving en selectie, valt in de AI-verordening onder hoog risico. Dat geldt zeker als het sollicitaties filtert of kandidaten beoordeelt (Bijlage III, punt 4).
Daar horen zware eisen bij, die vanaf 2 december 2027 gelden.
Een systeem dat een gesprek uitschrijft en een profiel voorbereidt dat een mens controleert, kan daarbuiten vallen. Maar alleen als het een smalle, voorbereidende taak blijft en er geen profilering plaatsvindt.
Die afweging leg je vooraf vast. Een profiel met salariswens, reisafstand en reden van vertrek zit daar dicht tegenaan.
Daarom rangschikt het systeem in dit scenario geen kandidaten en geeft het geen oordeel. Het schrijft uit en ordent. De recruiter beslist wie ze voorstelt. Wil een bureau later wel automatisch laten matchen, dan is dat een ander systeem, met een eigen afweging.
Hoe je die afweging maakt, lees je op mijn pagina over de AI-verordening.
Lees ook: Klantgesprek transcriberen: van gesprek tot vervolgafspraak