Ik legde de negen criteria voor een DPIA naast de AI-notulist die ik zelf gebruik. Hij raakte er volgens mijn telling vier. De drempel is twee.
Het zwaarste criterium kwam van de koppeling die de samenvatting van elk gesprek automatisch in mijn CRM zet.
Een DPIA is een risicoanalyse die je maakt vóórdat je persoonsgegevens op een nieuwe en risicovolle manier gaat verwerken. Voor veel AI-tools is hij verplicht. De meeste bedrijven die ik spreek, weten dat niet.
Wat een DPIA is: betekenis en wanneer hij verplicht is
DPIA staat voor data protection impact assessment. In de AVG heet het een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
Je beschrijft wat je met persoonsgegevens doet, wat er mis kan gaan en wat je daartegen doet.
Hij is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico geeft voor de mensen van wie de gegevens zijn. Artikel 35 van de AVG noemt nieuwe technologieën daarbij met name.
Er is geen ondergrens in bedrijfsgrootte. Ook een bedrijf van vijf man of een zzp'er valt eronder.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een lijst van 17 soorten verwerkingen waarvoor een DPIA altijd verplicht is.
Daarbuiten geldt een vuistregel: raakt je verwerking twee of meer van negen criteria, dan doe je een DPIA.
Raak je er één of geen? Dan moet je kunnen uitleggen waarom je hem niet doet. Ook dat leg je vast.
De negen criteria voor een DPIA
De criteria komen uit de Europese richtsnoeren voor DPIA's. In gewone taal:
- Je beoordeelt of scoort mensen, bijvoorbeeld op gedrag of interesse.
- Er volgt een automatisch besluit met flinke gevolgen voor iemand.
- Je volgt mensen stelselmatig, volgens een vast systeem.
- Het gaat om gevoelige of zeer persoonlijke gegevens, zoals vertrouwelijke gesprekken.
- Je verwerkt op grote schaal.
- Je koppelt gegevens uit verwerkingen met een ander doel, op een manier die mensen niet verwachten.
- Het gaat om mensen in een zwakkere positie, zoals werknemers of kinderen.
- Je gebruikt nieuwe technologie.
- De verwerking kan iemand een recht, dienst of contract onthouden.
Toegepast op een AI-notulist
Mijn opzet is gewoon. Een notulist schuift bij online gesprekken aan, maakt een verslag en zet de samenvatting met actiepunten automatisch bij de juiste persoon in het CRM.
Criterium 3, stelselmatig volgen. De notulist schuift volgens een vast systeem bij elk gesprek aan. Start je hem per gesprek met de hand, dan is dat zwakker.
Criterium 4, zeer persoonlijke gegevens. Een gesprek is vertrouwelijke communicatie. En soms vertelt iemand terloops over een ziekte of een conflict in het team. Dan staat dat in het verslag.
Criterium 6, gegevens combineren. Dit vind ik het zwaarste. Het is ook het criterium waar je over kunt twisten. Het telt als de koppeling verder gaat dan wat je gesprekspartner redelijkerwijs verwacht. De samenvatting komt bij een profiel met mails, offertes en dealstatus. Wie in een gesprek iets vertelt, verwacht niet dat het in een verkoopprofiel belandt.
Criterium 8, nieuwe technologie. Spraakherkenning plus een taalmodel dat samenvat en duidt. De AVG noemt nieuwe technologie met name.
Dat zijn er vier. Ik werk alleen. Criterium 7 telt voor mij daarom niet. Met een salesteam staan je verkopers in elk gesprek op de opname.
Werknemers gelden als mensen in een zwakkere positie. Dan zijn het er vijf.
Rapporteert de tool ook sentiment of spreektijd per verkoper, dan komt criterium 1 erbij. Dan zit je op zes.
Met een salesteam kom je ook dicht bij de lijst van de AP. Stelselmatige monitoring van werknemers en het beoordelen van beroepsprestaties staan erop. Dan is de DPIA verplicht, hoe je de criteria ook telt.
Wat de score omlaag brengt. Start de notulist met de hand, zet sentiment uit en zet alleen een samenvatting die je zelf hebt nagelezen in het CRM. Vier worden er dan twee of drie. De DPIA blijft dan meestal nodig. Hij wordt wel korter.
Waar je opname technisch heen gaat en wat er onderweg mee gebeurt, beschrijf ik in spraak naar tekst: waar gaat je opname heen.
De leverancier heeft het al geregeld? Dat telt niet
Veel leveranciers hebben een beveiligingscertificaat of een eigen privacyanalyse. Die helpen. Ze vervangen jouw DPIA niet.
De Europese richtsnoeren zeggen het letterlijk: je doet je eigen DPIA voor jouw specifieke inzet. Je mag daarbij wel steunen op wat de leverancier aanlevert. Je verwerker moet je zelfs helpen.
Hoe dat afloopt als je dat overslaat, liet creditcardbedrijf ICS zien. De Autoriteit Persoonsgegevens gaf ICS een boete van 150.000 euro, alleen voor het ontbreken van een DPIA.
ICS had wel een eigen risicoproces. Het leunde ook op een analyse van moederbedrijf ABN AMRO. Volgens de AP was dat niet gelijk te stellen met een DPIA.
ICS vond zelf dat er maar één criterium speelde. De AP telde er twee: gevoelige gegevens en grote schaal. Dat was genoeg.
Het maximum voor een ontbrekende DPIA is 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet, als dat hoger is. In het boetebeleid van de AP begint het bij 120.000 euro.
Een voorbeeld-DPIA op één pagina
De AVG schrijft geen lengte voor. Wel vier onderdelen die erin moeten. Voor een kleine, overzichtelijke verwerking passen die op één pagina. Zo ziet dat eruit voor de notulist hierboven.
A. Wat we doen. Een AI-notulist maakt een verslag van online salesgesprekken. De samenvatting gaat naar het CRM, bij de gesprekspartner. Gegevens: stem, naam, functie, bedrijf, wat er gezegd wordt. Betrokkenen: prospects, klanten en eigen medewerkers. Leveranciers: notulist en CRM, plus de partijen die zij inschakelen. Opslag in de VS. Bewaren: audio 30 dagen. Samenvatting zolang de klantrelatie loopt, bij een prospect zonder vervolg twaalf maanden.
B. Waarom dit nodig is. Doel: goede opvolging van gesprekken. Grondslag: gerechtvaardigd belang, met een vastgelegde afweging. Minder ingrijpend alternatief overwogen: zelf notuleren of lokaal transcriberen. Iedereen hoort het vooraf in de uitnodiging en opnieuw aan het begin van het gesprek. De uitnodiging linkt naar de privacyverklaring met doel, grondslag, bewaartermijn en het recht van bezwaar.
C. Wat er mis kan gaan. Iemand weet niet dat zijn woorden in een CRM-profiel komen. Gevoelige informatie, zoals gezondheid, komt in een verslag. Een verkeerd samengevatte uitspraak staat als feit in het CRM. Gegevens gaan naar de VS. De leverancier gebruikt gesprekken om modellen te trainen. Verkopers worden beoordeeld op hun gesprekken. Per risico staat erbij hoe waarschijnlijk het is en hoe zwaar de schade voor de betrokkene.
D. Wat we eraan doen. Aankondiging met de mogelijkheid om te weigeren. Sentiment en spreektijd uit. Alleen een nagelezen samenvatting naar het CRM. Audio automatisch weg na 30 dagen. Verwerkersovereenkomst met de lijst van partijen die de leverancier inschakelt. Contractueel geen training. Doorgifte naar de VS via het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Gezondheidsinformatie die er toch in komt, haal je bij het nalezen uit de samenvatting. Niet gebruiken bij gesprekken over gezondheid of personeelszaken. Oordeel: geen hoog restrisico. Herzien bij elke nieuwe tool of koppeling.
Eén pagina is het minimum, geen standaard. De DPIA die SURF voor het hele Nederlandse onderwijs liet maken op Microsoft 365 Copilot, telt 218 pagina's.
En zelfs die zegt dat elke school en universiteit nog een eigen DPIA moet doen.
En de pagina telt pas als je onderdeel D ook uitvoert. Een DPIA die risico's noemt en niets verandert, beschermt je niet.
Hoe je een DPIA uitvoert
Begin vóór je de tool aanzet. De AP adviseert te starten in de ontwerpfase, zo vroeg als het kan.
Jij bent verantwoordelijk. Uitbesteden mag, de eindverantwoordelijkheid blijft bij jou. Heb je een functionaris gegevensbescherming, dan moet je diens advies vragen.
Gebruik een model. Het Model DPIA Rijksdienst werkt met 17 punten. De Europese toezichthouders brachten in april 2026 een eigen sjabloon uit. Gebruik ervan is niet verplicht.
Blijft er een hoog risico over? Dan vraag je de AP vooraf om advies. De AP heeft daar acht weken voor, met een mogelijke verlenging van zes weken. Tot dat antwoord er is, start je niet.
Kijk er opnieuw naar. Bij elke wijziging in de tool of de koppeling. Ook zonder wijziging raadt de AP aan hem periodiek te herzien, bijvoorbeeld eens per drie jaar.
De AP werkt aan een lijst van verwerkingen waarvoor het MKB géén DPIA hoeft te doen. Die lag tot augustus 2026 ter consultatie en geldt nog niet.
Scoren en stelselmatig volgen van klanten vallen er in het concept buiten. Prospects ook. De uitzondering gaat alleen over bestaande klanten.
En de AI Act?
Voor een notulist verandert de AI Act weinig. Een notulist is geen AI met een hoog risico. De DPIA-plicht komt dus volledig uit de AVG. En die geldt nu al.
Twee uitzonderingen zijn wel belangrijk. AI die uit stem of gezicht de emoties van je eigen medewerkers afleidt, is sinds 2 februari 2025 verboden.
Alleen om medische of veiligheidsredenen mag het wel. Sentiment uit alleen de tekst valt niet onder dat verbod. Voor je DPIA telt het wel mee.
En AI die de prestaties van medewerkers beoordeelt, valt vanaf 2 december 2027 onder de zware regels voor hoog risico.
Rapporteert je notulist per verkoper, kijk daar dan nu al naar.
Lees ook: AI-governance voor het MKB: hoe je overzicht houdt over welke AI er in je bedrijf draait en wie beslist
Veelgestelde vragen
Waar je begint
Welke AI-tools in je bedrijf een DPIA vragen, zie je pas als je ze op een rij zet. Dat doe ik in mijn AI Act-nulmeting, met de verplichtingen die nu al gelden. Meer daarover op mijn pagina over AI-governance.