Microsoft 365 Copilot kost een MKB-bedrijf 18,20 euro per gebruiker per maand. De Copilot-kosten zijn het makkelijke deel van de keuze.
Het lastige: Copilot ziet alles wat een medewerker mag zien. Ook wat die medewerker zelf niet weet dat hij mag zien.
De Autoriteit Persoonsgegevens publiceerde in juli 2026 een advies aan een gemeente die Copilot wilde invoeren. Wie Copilot inzet, moet eerst zijn autorisaties onderzoeken. Voor een MKB-bedrijf geldt dat net zo goed.
Copilot-kosten per gebruiker
Microsoft 365 Copilot heet sinds kort Microsoft Copilot. De versie voor bedrijven tot 300 gebruikers heet in Nederland Copilot Bedrijven. Er zijn grofweg drie lagen.
Copilot Chat: gratis. Zit bij een gewoon Microsoft 365-abonnement. Het zoekt vooral op internet. In Outlook kijkt het ook in je mail en agenda. Bedrijfsbestanden gebruikt het alleen als je ze zelf aanlevert of opent.
Copilot Bedrijven: 18,20 euro per gebruiker per maand. Bij jaarbetaling, exclusief btw. Tot en met 31 december 2026 is het in het eerste jaar tijdelijk 15,60 euro voor bestaande zakelijke klanten. Met een maandabonnement betaal je 21,84 euro. Dat is 20 procent meer.
Copilot voor grotere organisaties: 26 euro per gebruiker per maand. Volgens Microsoft met dezelfde functies als Copilot Bedrijven. Het verschil zit in de doelgroep en de prijs.
Er zijn ook bundels. Business Standard met Copilot kost 20,36 euro, Business Premium met Copilot 27,73 euro per gebruiker per maand.
Voor een kantoor van tien mensen kost Copilot Bedrijven 2.184 euro per jaar, bovenop het Microsoft 365-abonnement. Met de actieprijs 1.872 euro in het eerste jaar.
Wat de betaalde versie extra doet
Het verschil tussen gratis en betaald zit in waar Copilot zelf gaat zoeken. De betaalde versie doorzoekt je mail, Teams-gesprekken, SharePoint en OneDrive. Zonder dat je iets aanwijst.
Vraag je naar de cijfers van vorig kwartaal, dan zoekt Copilot in alle bestanden die jij mag openen. Dat is de kracht van het product. Het is ook precies waar het risico zit.
Copilot ziet wat je medewerker mag zien
Microsoft is er duidelijk over. Copilot laat alleen bedrijfsgegevens zien waar de gebruiker minimaal leesrechten op heeft. Copilot verleent dus geen nieuwe toegang.
Maar in de meeste bedrijven staan de rechten ruimer dan iemand denkt. Een map van de directie die ooit voor iedereen openstond. Een Team met salarisgegevens dat als openbaar is aangemaakt.
Zonder Copilot moest je zo'n bestand zelf opzoeken of er toevallig op stuiten. Copilot haalt het erbij zodra iemand een vraag stelt waar het antwoord in staat.
Toen ik dit uitzocht, dacht ik eerst dat deel-links het grote lek waren. De link "Personen in je organisatie" die iedereen kan openen. Microsoft's eigen documentatie zegt iets anders.
Zo'n link maakt een bestand pas zichtbaar voor Copilot bij wie hem aanklikt of hem rechtstreeks per mail of chat krijgt. De rest van het bedrijf ziet het niet.
Het echte lek zit in de groep "Iedereen behalve externe gebruikers". En in openbare Teams en SharePoint-sites, waar die groep automatisch in zit.
Microsoft waarschuwt daar zelf voor. Delen met die groep geeft toegang aan alle huidige en toekomstige medewerkers.
Een Team dat ooit als openbaar is aangemaakt, is voor Copilot een open boek voor iedere collega.
De AP zegt het in het advies aan Haarlemmermeer zo. Als een AI-systeem bij alle documenten kan waar de gebruiker bij kan, zijn specifieke autorisaties nog noodzakelijker.
Dit is geen probleem van Copilot alleen. Koppel je ChatGPT of Claude aan Microsoft 365, dan krijgen die ook de rechten van de medewerker. De vraag wie wat mag zien, gaat vooraf aan elke AI-assistent.
Wat je regelt voordat je Copilot aanzet
Microsoft's eigen plan voor de uitrol begint met oversharing opruimen. Voor een MKB-bedrijf komt dat neer op vier dingen.
- Loop de openbare Teams en sites na. Zet alles wat niet voor iedereen bedoeld is op privé. Begin bij HR, financiën en directie.
- Haal de groep "Iedereen behalve externe gebruikers" weg bij sites met vertrouwelijke informatie.
- Gebruik de rapporten die bij de licentie horen. SharePoint Advanced Management zit bij Copilot inbegrepen. Daarmee zie je waar te ruime rechten staan en kun je gevoelige sites uitsluiten voor Copilot. Laat je IT-partner nagaan of dat in jouw abonnement beschikbaar is.
- Kijk naar drie instellingen. Bij omgevingen van na 25 maart 2026 mag Copilot bij drukte standaard buiten Europa rekenen. Bij veel oudere omgevingen zette Microsoft dat in april 2026 ook aan. Nieuwe omgevingen gebruiken in Word, Excel en PowerPoint bovendien standaard modellen van Anthropic, buiten de Europese datagrens. Zoekvragen die Copilot naar Bing stuurt, vallen niet onder de verwerkersovereenkomst. Alle drie kun je uitzetten.
De oude noodrem, Restricted SharePoint Search, kun je sinds 31 juli 2026 niet meer nieuw aanzetten. Microsoft wijst nu naar het beheerpakket uit stap 3, waarmee je sites uitsluit voor Copilot.
Wat Copilot oplevert, volgens metingen
De onafhankelijke metingen komen vooral van overheden. De uitkomsten zijn gemengd.
Het Britse ministerie voor Business and Trade gaf eind 2024 1.000 medewerkers een licentie. Documenten opstellen ging sneller.
Maar het ministerie vond geen bewijs dat die tijdwinst tot meer productiviteit leidde.
In een kleine observatietest ging data-analyse in Excel met Copilot zelfs langzamer en slechter dan zonder.
In een bredere Britse proef met 20.000 licenties meldden gebruikers 26 minuten tijdwinst per dag. Dat is wat ze zelf inschatten, niet gemeten.
Microsoft noemt een rendement tot 353 procent voor het MKB. Die studie van Forrester uit 2024 is door Microsoft betaald en is een projectie, geen meting.
Wat ik eruit haal: Copilot loont bij schrijven, samenvatten en terugzoeken in je eigen mail en documenten. Niet bij analyse.
En alleen als iemand bepaalt waarvoor het gebruikt wordt. Een licentie die op een bureau ligt, levert niets op.
Lees ook: De duurste fout van 2026: AI inzetten zonder bedrijfsproces eronder: waarom gekochte AI-licenties ongebruikt blijven
Copilot vs ChatGPT: wanneer welke
Copilot ligt voor de hand als je werk al in Outlook, Teams en SharePoint staat. Vergaderingen samenvatten, mails opstellen, een document terugvinden. Beheer en bewaartermijnen blijven dan in één omgeving.
ChatGPT of Claude ligt voor de hand als het meeste werk buiten Microsoft 365 gebeurt. Schrijven, meedenken, iets uitzoeken. Of als je rechten nog niet op orde zijn en je daar nu geen tijd voor hebt.
Copilot draait zelf op modellen van OpenAI, de maker van ChatGPT. Er kunnen ook modellen van Anthropic aan, de maker van Claude.
In Europa staan die in principe standaard uit, omdat ze buiten de Europese datagrens vallen.
Uitzondering: omgevingen van na 25 maart 2026 gebruiken ze standaard in Word, Excel en PowerPoint.
De keuze gaat dus minder over welk model slimmer is. Ze gaat over in welke omgeving je werkt en welke gegevens erin mogen.
Veelgestelde vragen
Waar je begint
Of Copilot bij jouw bedrijf past, hangt af van waar je werk staat en hoe je rechten zijn ingericht. Dat zoek ik met je uit voordat je licenties koopt. Hoe ik werk lees je op mijn pagina als AI-consultant.